Bij Lovago verliezen we het doel van een aanvankelijke plaatsbeschrijving niet uit het oog: toekomstige discussies zoveel mogelijk vermijden. Het is onze ervaring dat dit alleen mogelijk is als er een combinatie bestaat van een gedetailleerd verslag en een groot aantal foto's. Bij Lovago gaan we te werk als volgt:

1. We laten beide partijen een mandaat of opdrachtformulier invullen en ondertekenen, waarin onze aanstelling formeel bevestigd wordt.
2. Ter plaatse nemen we een groot aantal foto's van alle oppervlakken en elementen in elke ruimte. Ook de binnenkant van keukenkasten, badkamerelementen... wordt gefotografeerd en het functioneren binnendeuren, ramen, keukenkasten... wordt nagekeken. We geven enkele onderhoudstips, lichten de belangrijkste rechten en plichten van beide partijen toe en leggen uit wat er moet gebeuren als de toestand van het goed door de verhuurder of huurder of door de verkoper of koper gewijzigd wordt.
3. Op basis van onze vaststellingen, foto's en eventuele opmerkingen die partijen of hun vertegenwoordiger(s) ter plaatse maakten, stellen we vervolgens een zorgvuldig en uitgebreid verslag op. Er wordt niet alleen aandacht besteed aan wat zichtbaar is, maar ook aan de werking van elementen. Dankzij een duidelijke opbouw en heldere structuur, met verwijzing naar de overeenstemmende foto's per ruimte, zijn onze verslagen overzichtelijk en transparant. De foto's die we namen, worden genummerd en in verkleinde vorm aangehecht aan het verslag. De  originele fotobestanden bezorgen we aan beide partijen via een weblink, waarmee ze alle foto's kunnen raadplegen en bewaren.
4. Beide partijen ontvangen het verslag gelijktijdig via een digitaal platform. Hiermee kan  het verslag bekijken, opmerkingen toevoegen en het verslag rechtsgeldig ondertekenen. Zodra iedereen het verslag heeft ondertekend, wordt automatisch een volledig ondertekend exemplaar verzonden naar alle betrokkenen.
5. Onze factuur versturen we pas nadat het verslag naar beide partijen werd verzonden, zodat alles glashelder is. Als we door beide partijen aangesteld worden, moeten de kosten voor de plaatsbeschrijving van rechtswege evenredig gedeeld worden. In dat geval factureren we vanzelfsprekend afzonderlijk aan beide partijen.

Het doel van een plaatsbeschrijving aan het einde van een huurperiode of sleutelovereenkomst is om na te gaan of de huurder of bezetter enerzijds het goed in goede staat heeft onderhouden en anderzijds of er schade, gebreken of wijzigingen kunnen vastgesteld worden die niet zijn opgenomen in het verslag van de aanvankelijke plaatsbeschrijving. Ook wanneer de aanvankelijke plaatsbeschrijving niet door onswerd opgesteld, kan u bij ons terecht voor een plaatsbeschrijving aan het einde van de huurperiode of sleutelovereenkomst. Bij Lovago gaan we als volgt te werk:

1. We laten beide partijen een mandaat of opdrachtformulier invullen en ondertekenen, waarin zij onze aanstelling bevestigen voor het opmaken van de vergelijkende plaatsbeschrijving en het berekenen van de vergoeding ingeval van wijzigingen, beschadigingen of gebreken.
2. Ter plaatse vergelijken we de huidige toestand van het goed met de toestand die in de aanvankelijke plaatsbeschrijving werd beschreven. Eventuele wjzigingen, gebreken of beschadigingen worden in een vergelijkend verslag beschreven. 
3. We gaan na wie er voor de wijzigingen, beschadigingen of gebreken verantwoordelijk is en of er een herstellingskost of vergoeding moet vastgesteld worden. Voor het berekenen van deze kosten of vergoedingen baseren we ons op tabellen en bedragen uit referentiewerken. Meestal gebeurt dit meteen en wordt het verslag door beide partijen ondertekend. In uitzonderlijke gevallen (veel en/of grote schade) gebeurt deze berekening nadien op kantoor. In dat laatste geval laten we beide partijen alvast de vaststelling van de wijzigingen, beschadigingen of gebreken ondertekenen.
4. Tot slot bezorgen we beide partijen ons verslag en de factuur voor hun aandeel. Als het verslag niet ter plaatse werd ondertekend, hebben beide partijen via een digitaal platform nog de kans om eventuele opmerkingen te maken op het verslag en het verslag rechtsgeldig te ondertekenen.